Vedtægter og lovgivning

Vedtægter

Esbjerg Byhistoriske Arkiv er i henhold til Arkivloven (Lov nr. 1050 om offentlige arkiver af 17. december 2002) et offentligt arkiv, der ud over privatarkiver m.m. fra Esbjerg også opbevarer Esbjerg Kommunes arkiv og stiller arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed.

§ 1
Esbjerg Byhistoriske Arkiv hører under Esbjerg Kommunes udvalg for Kultur & Borgerservice. Dets arbejdsområde er Esbjerg Kommune.
Stk. 2. Ribe Byhistoriske Arkiv er en afdeling under Esbjerg Byhistoriske Arkiv og modtager materiale af privat oprindelse fra Ribe by.
Stk. 3. Esbjerg Byhistoriske Arkiv kan løse opgaver for andre kommuner mod betaling.

§ 2
Esbjerg Byhistoriske Arkivs opgave er at modtage og bevare arkivalier fra Esbjerg Kommune og de tidligere sogne- og købstadskommuner af administrativ og retslig betydning for borgere og den kommunale administration samt af væsentlig betydning for forskningen.
Stk. 2. Endvidere indsamler, registrerer og bevarer arkivet arkivalier af privat oprindelse med tilknytning til Esbjerg Kommunes borgere, foreninger, virksomheder, organisationer og institutioner m.v. i fortid og nutid.
Stk. 3. Esbjerg Byhistoriske Arkiv skal medvirke til at sikre, at ikke-bevaringsværdige arkivalier i Esbjerg Kommune kasseres.
Stk. 4. Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som andre data uanset medium, som formidler information, f.eks. kort, tegninger, planer, fotografier, film, mikrofilm, grammofonplader, lyd- og videobånd og elektroniske opbevaringsmedier af enhver art.

§ 3
Esbjerg Byhistoriske Arkiv modtager efter nærmere fastsatte regler arkivalier fra byrådet, kommunale udvalg, kommissioner, nævn m.m. samt fra direktørområder og institutioner m.v.
Stk. 2. Kommunale arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner, medmindre andet er bestemt i lovgivningen.
Stk. 3. Kommunale direktørområder er forpligtiget til at sikre, at arkivalier, der er lagret på elektroniske medier (e-arkivalier) bevares på en måde, så de kan afleveres til Esbjerg Byhistoriske Arkiv i en godkendt, systemuafhængig arkivversion i henhold til gældende lovgivning.
Stk. 4. Det indsamlede materiale af privat oprindelse (jfr. § 2, stk. 2) betragtes som offentligt eje og behandles som sådant.
 
§ 4
Esbjerg Byhistoriske Arkiv udsteder retningslinjer for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Esbjerg Kommune og instruerer regelmæssigt kommunens personale heri. Dvs. sørger for, at arkivalierne opbevares på betryggende måde, så ingen uretmæssigt kan få adgang til materialet, at bevaringsværdige arkivalier opbevares under fysisk forsvarlige forhold hvad angår lokaler, pakning m.m.
Stk. 2. Esbjerg Byhistoriske Arkiv sørger for, at arkivets samlinger bliver ordnet og registreret på en sådan måde, at de kan stilles til rådighed for publikum og for den kommunale administration.
Stk. 3. Esbjerg Byhistoriske Arkiv vejleder kommunens direktørområder og institutioner m.v. i arkivspørgsmål.
Stk. 4. Esbjerg Byhistoriske Arkiv sikrer, at aflevering samt bevaring/kassation af arkivalier sker i overensstemmelse med de gældende love og bekendtgørelser og med de i bilag 3 fastsatte afleverings- og bevarings-/kassationsregler. Esbjerg Byråd kan herudover fastsætte uddybende bevaringsbestemmelser bl.a. under hensyntagen til arkivaliernes betydning for lokalhistorisk forskning.

§ 5
Esbjerg Byhistoriske Arkiv skal ved udlån eller på anden måde stille de kommunale arkivalier, som opbevares i arkivet, til rådighed for kommunens administration til tjenstlig brug.
Stk. 2. Arkivalier, der er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, er kun tilgængelige efter Arkivlovens bestemmelser samt efter indhentet tilladelse fra Datatilsynet.

§ 6
Arkivalier, der er registreret i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, er offentligt tilgængelige efter reglerne i den gældende lovgivning.
Stk. 2. Esbjerg Byhistoriske Arkiv, der har fast åbningstid, stiller arkivets materialer til rådighed for publikum til benyttelse på stedet, men kan undtagelsesvis udlåne det til benyttelse på offentlige læsesale, der kan godkendes af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
Stk. 3. Esbjerg Byhistoriske Arkiv kan begrænse adgangen til fotokopiering og andre gengivelser af materiale i arkivets samlinger, bl.a. under hensynstagen til arkivaliernes bevaringstilstand og ophavsret.
Stk. 4. Esbjerg Byhistoriske Arkiv kan indlåne arkivalier fra andre arkiver og samlinger til benyttelse på stedet efter gældende regler og aftaler.

§ 7
Esbjerg Byhistoriske Arkiv foretager undersøgelser i arkivets materialer og i andre arkiver, der indeholder oplysninger om kommunen, og formidler denne viden om områdets historie.
 
§8
Esbjerg Byhistoriske Arkiv samarbejder med lokal- og specialarkiver i kommunen (jfr. de i bilag 4 fastsatte retningslinjer for det lokalhistoriske arkivarbejde i Esbjerg Kommune).
Stk. 2. Arkivudvalget afgiver via Esbjerg Byhistoriske Arkiv indstilling til udvalget for Kultur & Borgerservice om fordeling af kommunale tilskud til lokal- og specialarkiver (jfr. bilag 4).

§ 9
Esbjerg Byhistoriske Arkiv er medlem af anerkendte regionale og landsdækkende arkivorganisationer efter arkivlederens afgørelse.
Stk. 2. Arkivet deltager i lokale, regionale og landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af de anerkendte arkivorganisationer, arkivet er medlem af.
Stk. 3. Arkivet samarbejder med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.

§ 10
Skulle Esbjerg Byhistoriske Arkiv af en eller anden grund ophøre, træffer Esbjerg Byråd beslutning om samlingernes anbringelse.
Stk. 2. For arkivalier af privat oprindelse afgøres spørgsmålet om samlingernes anbringelse ved arkivets eventuelle ophør på en sådan måde, at deres forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed sikres.

§ 11
Vedtægterne træder i kraft, når de er godkendt af Esbjerg Byråd.

§ 12
Ændringer i denne vedtægt skal godkendes af Esbjerg Byråd.
 
Således vedtaget af Esbjerg Byråd i mødet den 20. august 2007.
 
Bilag 1: Vedtægter for Ribe Byhistoriske Arkiv 
Bilag 2: Tilgængelighedsregler
Bilag 3: Afleverings- og bevarings-/kassationsregler
Bilag 4: Retningslinjer for det lokalhistoriske arkivsamarbejde i Esbjerg Kommune

BILAG 1
VEDTÆGTER FOR RIBE BYHISTORISKE ARKIV

 
§ 1
Ribe Byhistoriske Arkiv er en afdeling under Esbjerg Byhistoriske Arkiv. Dets hjemsted er Ribe, og dets arbejdsområde er Ribe by.
 
Stk. 2. Ribe Byhistoriske Arkiv kan også modtage materiale fra Ribe-egnen, hvis ikke der findes anerkendte lokalarkiver i området.
 
§ 2
Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af privat proveniens med tilknytning til Ribe, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid, og at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskab til og styrke interessen for Ribes historie.
Stk. 2. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådant garanteres.
Stk. 3. Modtager Ribe Byhistoriske Arkiv offentlige arkivalier, afleveres de straks til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, der er offentligt arkiv for Esbjerg Kommune.

§ 3
Arkivalier, der er registreret i Ribe Byhistoriske Arkiv, er offentligt tilgængelige efter reglerne i den gældende lovgivning.
Stk. 2. Ribe Byhistoriske Arkiv, der har fast åbningstid, stiller arkivets materialer til rådighed for publikum til benyttelse på stedet, men kan undtagelsesvis udlåne det til benyttelse på offentlige læsesale, der kan godkendes af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
Stk. 3. Ribe Byhistoriske Arkiv kan begrænse adgangen til fotokopiering og andre gengivelser af materiale i arkivets samlinger, bl.a. under hensynstagen til arkivaliernes bevaringstilstand og ophavsret.

§ 4.
Ribe Byhistoriske Arkiv er medlem af anerkendte regionale og landsdækkende arkivorganisationer efter aftale med lederen af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
Stk. 2. Arkivet deltager i lokale, regionaleog landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af de anerkendte arkivorganisationer, arkivet er medlem af.
Stk. 3. Arkivet samarbejder med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
 
§ 5
Skulle Ribe Byhistoriske Arkiv af en eller anden grund ophøre, overtages ansvaret for samlingerne af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.

§ 6
Vedtægterne træder i kraft, når de er godkendt af Esbjerg Byråd.
 

BILAG 2
TILGÆNGELIGHEDSREGLER

§ 1
Arkivalier i Esbjerg Byhistoriske Arkiv er tilgængelige efter reglerne i den gældende lovgivning.
Stk. 2. Tilgængelighedsfristerne regnes fra hver enkelt arkivenheds slutår. Ved en arkivenhed forstås en fysisk enhed, f.eks. en protokol, et sagsanlæg, et magnetbånd, mikrofilm-kort, CD-ROM eller enhed, frembragt ved arkivdannelsen.
Stk. 3. Der gælder samme tilgængelighedsregler for gengivelser af arkivalier (afskrifter, fotokopier, mikrofilm og lignende) som for originalerne.

§ 2
De afleverende kommunale direktørområder, institutioner m.v. kan, hvor forholdene taler herfor, efter drøftelse med Esbjerg Byhistoriske Arkiv i forbindelse med afleveringen fastsætte en kortere eller længere tilgængelighedsfrist for arkivalier, der er omfattet reglerne i af § 1.
Stk. 2. For arkivalier, der ikke er omfattet af § 2 stk. 1, kan Kultur & Borgerservice beslutte, at nærmere bestemte sager er umiddelbart tilgængelige, eller at der gælder en anden tilgængelighedsfrist end nævnt i § 1.
Stk. 3. For arkivalier, der er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger, kan tilgængelighed kun ændres efter indhentet tilladelse fra Datatilsynet.

§ 3
Såfremt dele af en arkivenhed er ældre end tilgængelighedsfristen, kan Esbjerg Byhistoriske Arkiv tillade, at der meddeles oplysninger fra denne del af materialet.

§ 4
Den, der ønsker at benytte kommunale arkivalier, som ikke er almindeligt tilgængelige, skal indgive en begrundet, skriftlig ansøgning herom til Esbjerg Byhistoriske Arkiv. En eventuel tilladelse til arkivadgang skal gives skriftligt af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
Stk. 2. En dispensation fra tilgængelighedsreglerne giver alene adgang til udlån til offentlige læsesale, der er godkendt af Esbjerg Byhistoriske Arkiv, og til kopiering af det pågældende materiale, såfremt Esbjerg Byhistoriske Arkiv udtrykkelig har givet tilladelse hertil.
Stk. 3. Esbjerg Byhistoriske Arkiv kan opkræve betaling for fotokopier og andre gengivelser af materiale i arkivets samlinger, ligesom der kan opkræves betaling for tjenester og ydelser. Taksterne godkendes af Esbjerg Byråd.

§ 5
Ønskes der adgang til at benytte utilgængelige arkivalier i henhold til Forvaltningsloven (Lov nr. 571 af 19. december 1985) eller Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen, henvises rekvirenten til det direktørområde, under hvis område sagen henhører. Direktørområdet kan herefter på sædvanlig vis låne sagen til tjenstlig brug.
Stk. 2. Arkivalier, der er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, er kun tilgængelige efter Arkivlovens bestemmelser samt efter indhentet tilladelse fra Datatilsynet.

§ 6
Arkivalier, der er afleveret til Esbjerg Byhistoriske Arkiv af private, er tilgængelige på de derom aftalte vilkår.
Stk. 2. Hvor en aftale ikke foreligger. fastsætter Esbjerg Byhistoriske Arkiv vilkårene for tilgængelighed i overensstemmelse med § 1.
Stk. 3. Arkivalier, der endnu ikke er blevet ordnet, er ikke tilgængelige.


BILAG 3
AFLEVERINGS- OG BEVARINGS-/KASSATIONSREGLER

Bestemmelser om Esbjerg Kommunes arkiver og deres forhold til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, herunder regler for aflevering og bevaring/kassation.

§ 1
Bestemmelserne i dette bilag gælder for alle Esbjerg Kommunes arkivalier, herunder arkivalier fra byrådet, udvalgene, kommissioner, nævn m.m. samt fra kommunens direktørområder, institutioner m.v.
Stk. 2. Medmindre andet er bestemt i lovgivningen, gælder bestemmelserne for alle arkivalier, der findes i kommunens lokaler herunder arkivalier, der stammer fra andre offentlige institutioner eller fra private institutioner, foreninger, erhvervsvirksomheder eller personer.

§ 2
Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information, f.eks. kort, tegninger, planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lyd- og videobånd og elektroniske opbevaringsmedier af enhver art.
Stk. 2. Et arkiv omfatter alle arkivalier, der er indkommet til et direktørområde/en institution eller er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med institutionens tjenstlige virke.

§ 3
Esbjerg Byråd drager omsorg for, at Esbjerg Kommunes arkivalier opbevares på betryggende måde, og at der ikke foretages uhjemlede kassationer i arkivalierne. Indtil aflevering til Esbjerg Byhistoriske Arkiv har fundet sted, er Esbjerg Byråd arkivansvarlig.
Stk. 2. Hvis et direktørområde/en institution opbevarer eller overtager arkiver eller dele af arkiver fra et direktørområde/en institution eller private, bør disse behandles som selvstændige arkiver.
Stk. 3. Papir-arkivalier fra Esbjerg, Bramming, Ribe og Helle kommuner (Grimstrup Sogn) samt udvalgte serier fra Ribe Amt er afleveret til et mellemarkiv under Esbjerg Byhistoriske Arkiv i forbindelse med strukturreformens ikrafttræden den 1. januar 2007. Arkivansvaret for de afleverede papirarkivalier overgår herefter til mellemarkivet. Mellemarkivet ekspederer de administrative sager elektronisk til direktørområderne efter behov.
Stk. 4. Esbjerg Byhistoriske Arkiv overtager e-arkivalier fra Esbjerg, Bramming, Ribe og Helle kommuner (Grimstrup Sogn) som elektroniske arkiveringsversioner i forbindelse med strukturreformens ikrafttræden den 1. januar 2007. Arkiveringsversionerne overtages i det øjeblik, de kan godkendes af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.

§ 4
Bevaring/kassation af arkivalier sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, eventuelt suppleret med særlige bevarings-/kassationsplaner godkendt af Esbjerg Byråd.
Stk. 2. Kassation kan normalt kun finde sted ved aflevering til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, men efter forud indhentet tilladelse fra arkivet kan de enkelte direktørområder og institutioner m.v. selv løbende kassere nærmere bestemte arkivalietyper.
Stk. 3. Arkivalier, der er bestemt til kassation, skal makuleres/slettes på anerkendt måde. Kassabilia må ikke afleveres til lokalhistoriske arkiver eller udleveres til privatpersoner.

§ 5
Esbjerg Byhistoriske Arkiv er konsulent for direktørområder og institutioner m.m. i arkivspørgsmål og bistår ved afleveringer.
Stk. 2. Ved aflevering af e-arkivalier udarbejder Esbjerg Byhistoriske Arkiv en afleveringsbestemmelse for hvert IT-system, der afleveres. Afleveringsbestemmelsen beskriver, hvilke data der skal bevares, samt hvilken dokumentation der skal indgå i arkiveringsversionen.

§ 6
Kommunale arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner, med mindre andet er bestemt i lovgivningen. Dette gælder også for arkiverne fra de sognekommuner, der blev en del af Esbjerg Kommune fra 1967-1970, eller kommunerne, der indgik i Esbjerg Kommune i forbindelse med strukturreformen i 2007.
Stk. 2: Kommunale arkivalier kan deponeres tidsbegrænset i fælleskommunale institutioner.

§ 7
Kommunale arkivalier, der ikke er omfattet af Lov om personoplysninger, afleveres typisk til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, når de er 20 år gamle og/eller er udgået af jævnlig administrativ brug. Afleveringsristen regnes fra hver enkelt arkivenheds slutår.
Stk. 2. Kommunale arkivalier, der er omfattet af Lov om personoplysninger og klassificeret som bevaringsværdige, afleveres til Esbjerg Byhistoriske Arkiv senest på det tidspunkt, hvor de ellers skulle være slettet i henhold til dataforskriften.
Stk. 3. Elektroniske arkivalier afleveres typisk efter hver afsluttet byrådsperiode (hvert 4. år) for esdh-systemer og oftere for registre (1-2 år).
Stk. 5. Når arkivalierne er afleveret til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, overgår ansvaret for deres opbevaring og administration til arkivet.

§ 8
Aflevering af arkivalier kan kun ske efter forudgående aftale med Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
Stk. 2. Afleveringer skal så vidt muligt foregå i henhold til en af Esbjerg Byhistoriske Arkiv udarbejdet turnusplan for direktørområderne.
Stk. 3. Esbjerg Byhistoriske Arkiv kan, hvor forholdene taler herfor, forlænge en afleveringsfrist eller give tilladelse til aflevering af nyere arkivalier.
 
§ 9
Arkiver fra nedlagte institutioner og fra andre institutioner, hvis sagsområde er overgået til et andet direktørområde, afleveres straks til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, med mindre arkivalierne er i jævnlig administrativ brug. I så fald orienteres Esbjerg Byhistoriske Arkiv om, hvor arkivalierne opbevares.

§ 10
Arkivalierne afleveres til Esbjerg Byhistoriske Arkiv i hyldeklar stand. For papirarkivalier vil det sige i overskuelig og god orden efter nærmere anvisning, pakket forskriftsmæssigt i arkivkasser og med tilhørende fortegnelse over det afleverede materiale. For e-arkivalier vil det sige godkendte arkiveringsversioner.
Stk. 2. Arkivalier (papir- såvel som e-arkivalier) fra Esbjerg, Bramming, Ribe og Helle kommuner (Grimstrup Sogn) samt udvalgte serier fra Ribe Amt er afleveret til et mellemarkiv under Esbjerg Byhistoriske Arkiv i forbindelse med strukturreformens ikrafttræden den 1. januar 2007. Direktionen har afsat midler til mellemarkivets drift.
Stk. 3. Hvis en elektronisk arkiveringsversion ikke opfylder kravene i den udformede afleveringsbestemmelse, kan Esbjerg Byhistoriske Arkiv kræve en omlevering af arkiveringsversionen. Omkostninger forbundet hermed påhviler Esbjerg Kommune.
Stk. 4. Direktørområderne har pligt til at udarbejde dokumentation af de elektroniske systemers anvendelse til brug i forbindelse med udarbejdelse af e-arkiveringsversioner.
Stk. 5. De enkelte direktørområder og institutioner m.v. betaler for de materialer, der medgår ved ordning, registrering og pakning af arkivalierne. Udgifter til fremstilling og test af e-arkiveringsversioner påhviler Esbjerg Kommune.
Stk. 6. De enkelte direktørområder og institutioner m.v. betaler for eventuelle udgifter til transport ved afleveringen samt for sikkerhedsfotografering/-skanning af de vigtigste protokoller og lignende.
Stk. 7. Ønsker et direktørområde eller en institution hele serier af arkivalier afleveret til Esbjerg Byhistoriske Arkiv digitaliseret, betaler rekvirenten ikke blot udgifterne til digitaliseringen, men også eventuelle følgeudgifter for arkivet i forbindelse med fremtagning, ekspedition, ompakning, nyindbinding af protokoller m.m.

§ 11
Arkivalier, der stammer fra selvejende institutioner og lignende, hvormed kommunen har indgået overenskomst, bør så vidt muligt behandles som kommunens egne arkiver. Ved indgåelse af overenskomst bør denne forskrift nedfældes i overenskomsten.
Stk. 2. Arkiver, der stammer fra selvejende institutioner og lignende, som drives i fællesskab med staten, andre kommuner eller organisationer og lignende, og som befinder sig i kommunens bygninger, afleveres til Esbjerg Byhistoriske Arkiv efter samme regler, som gælder for kommunens egne arkiver, medmindre andet er aftalt.
Stk. 3. Private institutioners, foreningers, erhvervsvirksomheders og personers arkiver, der findes i direktørområders/institutioners arkiver eller i kommunale ejendomme, skal afleveres til Esbjerg Byhistoriske Arkiv. Arkivet kan foretage kassationer i disse arkiver efter gældende love, regler og aftaler.
Stk. 4. Esbjerg Byhistoriske Arkiv kan foranledige, at de i stk. 1-3 nævnte arkiver afleveres til et andet offentligt arkiv, såfremt de med hensyn til oprindelse og indhold er Esbjerg Byhistoriske Arkiv uvedkommende.

§ 12
Direktørområder og institutioner m.v. kan til tjenstlig brug låne arkivalier fra egne sagsområder fra Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
Stk. 2. Arkivalier, der er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, er kun tilgængelige efter Arkivlovens bestemmelser samt efter indhentet tilladelse fra Datatilsynet.
Stk. 3. Direktørerne fastsætter for hver deres områder, hvem der har tilladelse til at rekvirere områdets arkivalier fra mellemarkivet under Esbjerg Byhistoriske Arkiv. Rekvisitioner skal være elektroniske.
Stk. 4. Ansatte i direktørområder og institutioner m.v. kan i almindelighed ikke låne arkivalier fra Esbjerg Byhistoriske Arkiv til brug for private undersøgelser.

§ 13
Direktørområder og institutioner m.v. må normalt ikke udlåne arkivalier til private institutioner eller personer til forskningsformål.
Stk. 2. Til forskningsformål må direktørområder og institutioner m.v. udlåne arkivalier, der endnu ikke er afleveret til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, til benyttelse på arkivets læsesal eller på de offentlige læsesale, der er godkendt af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.


BILAG 4
RETNINGSLINJER FOR LOKALARKIVSAMARBEJDET I ESBJERG KOMMUNE
(i forlængelse af vedtægter m.m. for Esbjerg Byhistoriske Arkiv)

§ 1
Det lokalhistoriske arkivarbejde i Esbjerg Kommune varetages af lokalarkiver i de enkelte sogne, af specialarkiver samt af Esbjerg Byhistoriske Arkiv sammen med Ribe Byhistoriske Arkiv.
Stk. 2. Der kan oprettes et lokalarkiv i hvert sogn eller for flere sogne under et i Esbjerg Kommune.
Stk. 3. Esbjerg Byhistoriske Arkiv fungerer som lokalarkiv for det område, der før 1967-1970 var Esbjerg Købstadskommune, og varetager i øvrigt lokalarkivfunktionen i områder i Esbjerg Kommune, hvor der ikke findes et godkendt lokalarkiv.
Stk. 4. Ribe Byhistoriske Arkiv er en afdeling under Esbjerg Byhistoriske Arkiv og er lokalarkiv for Ribe By.

§ 2
Lokalarkiverne og Esbjerg Byhistoriske Arkiv indsamler, registrerer, opbevarer og formidler arkivalier af privat oprindelse fra de dele af Esbjerg Kommune, der hører til de pågældende arkivers dækningsområde.
Stk. 2. Såfremt der endnu ikke er oprettet et lokalarkiv i et sogn, opbevares indsamlet materiale i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, indtil et godkendt lokalarkiv oprettes i sognet, hvorefter materialet kan deponeres i dette arkiv, med mindre andet er bestemt ved modtagelsen af arkivalierne. En forudsætning for en uddeponering er dog, at lokalarkivernes medarbejdere har gennemgået en grundlæggende uddannelse i arkivering og arkivarbejde, og at denne uddannelse holdes ajour.
Stk. 3. De i medfør af § 2, stk. 2 deponerede arkivalier kan kræves tilbageleveret til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, såfremt det skønnes, at de ikke bliver bevaret på betryggende vis eller administreres forskriftsmæssigt.
Stk. 4. Ophører et lokalarkiv med at eksistere, deponeres dets samlinger i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, indtil der atter opstår grundlag for bæredygtig arkivdrift i lokalområdet.
Stk. 5. Såfremt et lokalarkiv modtager arkivalier, der ikke hører til dets dækningsområde, men som er fra Esbjerg Kommune, afleveres det til det lokalarkiv, materialet vedrører, eller - hvis et sådant ikke findes - til Esbjerg Byhistoriske Arkiv.

§ 3
Specialarkiverne og Esbjerg Byhistoriske Arkiv indsamler, registrerer, opbevarer og formidler arkivalier af privat oprindelse fra veldefinerede specialområder.
Stk. 2. På specialområder, hvor ingen andre udfører indsamlingsarbejdet, varetages indsamlingen af Esbjerg Byhistoriske Arkiv. Oprettes der et anerkendt, offentligt specialarkiv, kan det indsamlede materiale deponeres deri, med mindre andet er bestemt ved modtagelsen af arkivalierne. En forudsætning for denne uddeponering er dog, at specialarkivernes medarbejdere har gennemgået en grundlæggende uddannelse i arkivering og arkivarbejde, og at denne uddannelse holdes ajour.
Stk. 3. De i medfør af § 3, stk. 2 deponerede arkivalier kan kræves tilbageleveret til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, såfremt det skønnes, at de ikke bliver bevaret på betryggende vis eller ikke administreres forskriftsmæssigt.
Stk. 4. Såfremt et specialarkiv modtager arkivalier, der ikke hører til dets arbejdsområde, men er fra Esbjerg, afleveres det til det relevante lokalarkiv eller til Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
Stk. 5. Lokalarkiverne og Esbjerg Byhistoriske Arkiv kan opbevare arkivalier fra specialarkivers indsamlingsområde.

§ 4
Der kan ydes kommunalt tilskud til lokal- og specialarkiver i Esbjerg Kommune, hvis drift sker på grundlag af vedtægter, der kan godkendes af Esbjerg Kommune på baggrund af en indstilling fra Esbjerg Byhistoriske Arkiv (jfr. § 4 stk. 2 pkt. a-h).
Stk. 2. Forudsætningerne for kommunal støtte er:
a) medlemskab af Arkivudvalget for Esbjerg Kommune
b) at det indsamlede materiale opbevares på betryggende vis
c) at der inden for nærmere fastsatte tidsrum er offentlig adgang under opsyn til arkivet
d) at det indsamlede materiale registreres inden for en rimelig tid
e) at registreringen af det indsamlede materiale foregår efter retningslinjer, der er godkendt af Esbjerg Byhistoriske Arkiv
f) at arkivernes vedtægter rummer en bestemmelse om, at det indsamlede arkivmateriale overgår til Esbjerg Byhistoriske Arkiv ved en eventuel opløsning af arkivet, med mindre der ved modtagelsen af enkelte dele af materialet er gjort andre bestemmelser
g) at arkiverne er medlemmer af lokale- og regionale arkivorganisationer, som kan godkendes af lederen af Esbjerg Byhistoriske Arkiv
h) at medarbejderne ved arkiverne gennemgår en grunduddannelse i arkivering og arkivarbejde og løbende holder denne uddannelse ajour
Stk. 3. Lederen af Esbjerg Byhistoriske Arkiv afgør efter indstilling fra det i § 5 nævnte arkivudvalg, om ovenstående forudsætninger er opfyldt.

§ 5
Lokalarkiverne, der drives af frivillige medarbejdere, er medlemmer af et arkivudvalg, som koordinerer det tværgående arkivsamarbejde i kommunen og indstiller fordelingen af det kommunale tilskud til lokalhistorisk arkivarbejde i Esbjerg Kommune.
Stk. 2. Hvert år inden den 31. marts aflægger hvert enkelt lokal- eller specialarkiv til Esbjerg Kommune dokumenteret regnskab for anvendelsen af tilskuddet i det forudgående kalenderår. Regnskabet skal ledsages af en beretning og et budget.
Stk. 3. Arkivudvalget behandler alle spørgsmål vedrørende budgettet for lokalarkivområdet og afgiver indstilling til Esbjerg Byhistoriske Arkiv herom.
Stk. 4. Arkivudvalget bistår endvidere ved tilrettelæggelse af større indsamlingskampagner, oprettelsen af nye arkiver og lignende.

§ 6
Arkivudvalget i Esbjerg Kommune består af fem medlemmer, der vælges på årsmødet, der afholdes hvert år i første kvartal. Valgbare er frivillige medarbejdere ved lokal- og specialarkiver, og der må højst vælges én repræsentant fra hvert arkiv. Valget gælder for to år, dog afgår tre medlemmer i ulige år.
Stk. 2. Historisk Samling fra Besættelsestiden 1940-45 er associeret medlem af Arkivudvalget og har adgang til konsulentydelser på linje med lokal- og specialarkiverne. I øvrigt deltager Samlingen i fællesprojekter med Esbjerg Kommune-sigte.
Stk. 3. Lederen af Esbjerg Byhistoriske Arkiv deltager i udvalgets møder som sekretær. Esbjerg Byhistoriske Arkiv varetager i øvrigt sekretariatsfunktionen for udvalget.
Stk. 4. Arkivudvalget holder møde mindst to gange årligt.
Stk. 5. Formanden for udvalget vælges for et kalenderår ad gangen af og blandt de i stk. 1 nævnte medlemmer.

§ 7
Udvalget fastsætter selv sin forretningsorden.

§ 8
Ændringer i retningslinjerne for det lokalhistoriske arkivarbejde skal godkendes af Esbjerg Kommunesudvalg for Kultur & Borgerservice.