Arkiver, kommunale

Kommunearkiver

Esbjerg Kommunes papirarkiver og bevaringsværdige digitale data arkiveres hos Esbjerg Byhistoriske Arkiv i sektionen for kommunearkiver.
 
Papirarkivalier
Indeholder papirarkivalier fra gl. Esbjerg, Ribe, Bramming og Helle (Grimstrup sogn) kommuner samt udvalgte arkivserier fra Ribe Amt fra perioden ca. 1970-2006. Der er tale om arkiver fra både de centrale administrationer samt kommunens institutioner og decentrale enheder. Ansatte ved Esbjerg Kommune har mulighed for at rekvirere sager/sagsakter, som skal bruges i den kommunale sagsbehandling. Desuden kan kommunens medarbejdere hente hjælp til afgørelse af hvilke sager/sagsakter, der skal bevares og hvilke, der skal kasseres og ikke mindst hvornår.
 
Aflevering af papirarkivalier til sektionen for kommunearkiver sker efter aftale.

Digitale arkivalier
Indeholder Esbjerg Kommunes digitale arkivalier. Her arkiveres bevaringsværdige data fra IT-systemer fra Esbjerg Kommune i såkaldte arkiveringsversioner.

Før systemer slettes, eller data i systemer slettes, kontrolleres det af Esbjerg Byhistoriske Arkiv, om data skal arkiveres. Hvis de skal, bliver der lavet en arkiveringsversion, der opbevares i arkivet for eftertiden. Denne proces betyder, at man uden det oprindelige system stadig kan finde og læse data - også om 50 år.

Tidspunktet for arkivering af data fra IT-systemer afgøres af et af de følgende tre punkter:
1. Hvis systemet tages ud af brug.
2. Hvis arkivmæssige hensyn kræver det, f.eks. fordi der er risiko for, at man ikke senere kan komme til at arkivere det.
3. Hvis der skal ske sletning af data i systemet i henhold til persondataloven.