2011

2011

At sommeren 2011 regnede væk, ved alle, som holdt ferie her i landet. Hver morgen lød det i vejrudsigten, at det ville regne. I bedste fald kun som byger, men som man typisk husker det, stod det ned i tove det meste af tiden.
Selv om arkivarbejde som udgangspunkt er en indendørs foreteelse, har Esbjerg Byhistoriske Arkiv mange udendørs aktiviteter. Det gælder ikke mindst formidlingen af byens historie. Mange skoler, foreninger og virksomheder hyrer arkivet til byvandringer, og i sommeren 2011 bad alle for godt vejr den dag, de skulle vandre. Det samme gjorde vi for de byvandringer, vi igennem de senere år har arrangeret sammen med Esbjerg Turistkontor. Det hjalp dog ikke altid, og i to tilfælde måtte byvandringen aflyses – det regnede simpelthen så meget, at man ville blive våd selv med regntøj på. Når vejret ellers artede sig, var der pænt fremmøde, og ikke mindst byvandringen om besættelsestidens Esbjerg blev et hit.
Noget mindre vejrafhængig er modtagelsen af arkivalier fra borgere, foreninger og virksomheder. Der er stadig interesse for at aflevere arkivalier til Esbjerg Byhistoriske Arkiv, og i 2011 blev det til 140 indleveringer, små og store mellem hinanden. Det er umuligt at nævne dem alle, men nævnes kan f.eks. det sidste materiale fra Snedker Tømrernes Fagforbund, Pensionistforeningen af 1939, Dansk Metals Autoklub, Esbjerg Gartnerkreds, Forum for Miljøundervisning, byggejournal fra murermesterfirmaet Frederik Skærbæk, SID Fiskernes Fagforening, Brugsen Grønnegade, Single Rock Café, Militærnægtergruppen i Esbjerg, Rolfsgadegruppen (Esbjergs BZer-gruppe), fotos fra havneudvidelsen i 1923 taget af en københavnsk tømrermester, der var tilknyttet projektet, Havekredsen for Esbjerg og Omegn, Radio Victor og LOF, pressefotograf Hans Chr. Gabelgaards meget store arkiv (ca. 550.000 optagelser) for nu at nævne nogle af de større afleveringer. Desuden er der kommet en masse mindre afleveringer (altså mindre i omfang, men ikke i betydning), som er med til at berige vore samlinger og dermed Esbjergs historie. Vi er glade for hvert et bidrag.
Privatarkivsektionen
Registreringen af de indleverede materialer foretages af Privatarkivsektionen, hvor der blev registreret 244 arkivfonds (fra A3508-3852). Af større registreringer kan nævnes Esbjerg Jernbanefunktionærers Byggeforening, arkivet fra arkitekt Elmo Thomsen, Forum for Miljøundervisning, De Gamle Drenge, Esbjerg Idrætspark og Træ-Industri-Byg. Desværre indeholder Arkibas4 ikke et statistik-modul, så når man som vi bl.a. udfylder ledige numre i forbindelse med registreringen, er det svært helt præcist at opgøre aktiviteten. På billedsiden er der nyregistreret 528 billeder, men en lang række tidligere registreringer er blevet godkendt og billederne publiceret i Arkibas4, en ny mulighed i formidlingen af arkivets samlinger. Derudover er en del billedaftener registreret og lagt i Arkibas4, ligesom hele udvalget af fotos fra pressefotograf Knud Rasmussens negativer fra 1960 er lagt ind i Arkibas. Mange af disse billeder var dog registreret tidligere, men har fået foto tilføjet registreringen. Desuden har samtlige gamle billedregistreringer i Arkibas med skanningsnummer fået tilføjet billede.
Vi har fået skannet 1.314 billeder, så der ved årets udgang fandtes 20.642 billeder i Fotoweb, det digitale filstyringsprogram der anvendes i Esbjerg Kommune.
Arbejdsgangene for billedregistreringen er blevet ændret efter indførelsen af Arkibas4. Ændringerne har gjort det nemmere at registrere billeder, da sektionen nu selv kan lægge billederne ind i Fotoweb. Billederne bliver registreret, mens de er aktuelle, eller der aktuelt arbejdes med dem. F.eks. er billederne fra årets kalender og udstilling allerede lagt ind. Tidligere har vi skulle vente på, at de blev lagt ind. Selv om der således har været fremdrift med hensyn til registrering af billeder, mangler der stadig registrering af enkelte billedaftener.
Af M-sager er der nyoprettet 36, af udklipsmapper er der nyoprettet 1.463, foruden der er tilakteret på en masse allerede eksisterende mapper.
Ud over det løbende registreringsarbejder er alle A-M-U-registreringer i Arkibas gennemgået og tilrettet med henblik på offentliggørelse i Miniarkibas, som Esbjerg Byhistoriske Arkiv forventer at tage i brug i 2012.
Foruden en masse registreringer har Privatarkivsektionen også produceret en udstilling. Det var Fra alle os til jer 2011, som åbnede i forbindelse med arkivets såkaldte »nytårskur« og viste udpluk fra årets indleveringer.
Det kommunale arkivområde
Det kommunale arkivområde fylder godt i virksomhedsbilledet. Det dækker to områder: Mellemarkivet, som arbejder med arkivalier fra de myndigheder, der blev sammenlagt ved strukturreformen i 2007, og e-arkivet som har den kommunale, digitale dataproduktion som ansvarsområde.
Mellemarkivet havde to fokusområder i 2011: Ekspedition i kommunale arkivalier samt inddragelse af nye, kommunale arkiver i mellemarkivet.
I løbet af året håndterede mellemarkivet ca. 1.400 rekvisitioner på kommunale sager og sagsakter, som blev skannet og leveret digitalt til ansatte rundt om i kommunen. Der er tale om et fald på ca. 700 ekspeditioner i forhold til 2010. Faldet er forklarligt og naturligt i lyset af, at det nu er fem år siden, strukturreformen fandt sted, og med Esbjerg Kommune som digitaliseret kommune fra 2007 vil efterspørgslen på papirsager fra de tidligere myndigheder falde med tiden. Alligevel oplever vi områder med konstant stor efterspørgsel. Det gælder ikke mindst arbejdsmarkedsrelaterede sager som revalideringssager, kontanthjælpssager, beskæftigelsessager og lægemapper. Endvidere blev der i løbet af året ekspederet mange børne- og unge sager samt anbringelsessager. Endelig bestod en stor del af ekspeditionerne af pensionssager, personalesager, miljøsager samt øvrige sager fra Teknik & Miljø-området.
I perioden 2007-2010 var mellemarkivets fokus rettet mod at indsamle papirarkiverne fra forvaltningerne på rådhusene. I 2011 blev det store arbejde med at indsamle papirarkiverne fra kommunens mange institutioner og decentrale enheder påbegyndt. I samarbejde med sekretariatet i Sundhed & Omsorg blev der udarbejdet en plan for aflevering af alle ældrecentrenes arkiver til mellemarkivet – i alt 20 ældrecentre. Ved årets udgang havde mellemarkivet modtaget arkiver fra følgende ældrecentre: Højvang, Gjesing Midtby, Strandgården, Lyngvej, Bytoften, Margrethegården og Karstensminde. De øvrige ældrecentres arkiver afleveres i løbet af første halvår 2012. Herudover blev der i samarbejde med sekretariatet i Borger & Arbejdsmarked igangsat en proces med aflevering af de sociale institutioners arkiver til mellemarkivet. Denne proces blev indledt med modtagelse af Patriciahusets arkiv, og ved årets udgang fulgte arkiver fra flere mindre institutioner. De øvrige arkiver fra institutionerne under Borger & Arbejdsmarked modtages i løbet af første halvår 2012, herunder arkiverne fra bl.a. Ribelund og Vestkysthusene. Endelig blev der ved årets udgang også udarbejdet en plan for aflevering af arkiverne fra alle kommunens daginstitutioner. I tillæg til de mange institutionsarkiver modtog mellemarkivet i løbet af året også miljøsager, klientsager fra det gamle Ribe Amt samt første del af en stor aflevering fra Forsyningen.
Ud over opgaverne med ekspedition i og indsamling af arkiver havde mellemarkivet i løbet af året også til opgave at bevarings- og kassationsvurdere, ordne samt registrere store mængder arkivalier. I Esbjerg Kommunes historiske arkiv blev der således ordnet og registreret en stor aflevering ejendomsskattesager samt ordnet et stort antal hyldemeter byggesager fra gl. Esbjerg, Ribe og Bramming kommuner. Herudover blev også en del af de indkomne institutionsarkiver ordnet og registreret.
Det andet ben i den kommunale arkivvirksomhed er e-arkivet, som i 2011 har haft hovedfokus på de indkomne arkiveringsversioner. I alt er 75 arkiveringsversioner tilgået e-arkivet i 2011 med KMD som den største enkeltstående leverandør. De 75 arkiveringsversioner udgør en stigning på 25 % i forhold til 2010, hvor i alt 60 arkiveringsversioner blev afleveret og godkendt. Opgaverne i forbindelse hermed har primært bestået i opsplitning og test af arkiveringsversionerne samt leverandørkontakt. De afleverede data spreder sig over hele det kommunale forvaltningsområde, men særligt økonomisystemer som Prisme og KMD-Økonomi har domineret i antal.
2011 bød også på lovgivningsmæssige forandringer, idet den 31. december2011 var sidste dag, arkiveringsversioner kunne afleveres efter bekendtgørelse nr. 342. Denne blev erstattes af bekendtgørelse nr. 1007, hvilket også betød, at der i sidste del af 2011 blev anvendt ressourcer på at forberede den nye og anderledes struktur for de data, der skal afleveres.
I forbindelse med behandlingen af aktindsigtsanmodninger anvendes søgeværktøjet SIGA (Søgning, Import & Generering af Arkiveringsversioner) til at finde sager og dokumenter i e-arkivet. Da der i 2011 har kunnet iagttages en stigning i antallet af aktindsigtsanmodninger, sammenholdt med førnævnte ændring af lovgrundlaget for arkiveringsversioner, er arbejdet med en ny og forbedret version af SIGA påbegyndt. Det forgår i samarbejde med Aalborg Stadsarkiv og forventes afsluttet i 2012-2013 til stor gavn for og lettelse i det fremtidige arbejde.
Et andet tiltag, der tog sin begyndelse i 2011, var projektet vedrørende den fremtidige behandling og modtagelse af de privat skabte digitale arkivalier fra såvel virksomheder, foreninger som privatpersoner. Her har der hidtil manglet et tilbud om digital bevaring, hvilket på sigt vil betyde tab af/mangel på disse privat skabte arkivalier. Derfor blev der i samarbejde med andre arkiver iværksat et arbejde, der skal lede hen til en vejledning og forhåbentlig også løsning på problemet.
Slutteligt skal det nævnes, at der i 2011, ligesom i 2010, har været stor aktivitet i forbindelse med publiceringen af databaser på arkivets hjemmeside, hvor e-arkivet særligt har deltaget i forbindelse med den programmering, der skaber en farbar digital vej fra databaserne til hjemmesiden.
Frivillige
Siden april 2006 har der ved Esbjerg Byhistoriske Arkiv været tilknyttet frivillige, som fortrinsvis har opgaver i forbindelse med indtastning af data, som skal offentliggøres via arkivets hjemmeside. Den 31. december 2011 var der tilknyttet 27 frivillige. Heraf arbejder 20 med indtastning af oplysninger til forskellige databaser. De øvrige syv frivillige har meget varierede opgaver som udarbejdelse af nyhedsbreve, sortering af udklip og billedbeskrivelser. De frivillige arbejder hver uge i et individuelt omfang, varierende fra tre til 12 timer. Syv frivillige har været med siden begyndelsen i 2006.
Status for indtastningen i 2011 er således:
·         Borgerdatabasen fra skattemandtalslisterne: En del af 1923-listen er indtastet. Folkeregisterlisten for 1924 er påbegyndt indtastet. I alt indtastet oplysninger om godt 5.000 personer.
·         Trykte skattebøger, Esbjerg: I 2011 er der indtastet oplysninger fra skattebøgerne for 1928 og 1939, samlet ca. 16.000 personer.
·         Trykte skattebøger, Jerne: Der er indtastes oplysninger fra skattebogen 1931, 1934, 1935, 1939 og 1942, i alt ca.10.000 personer.
·         Sager fra Esbjerg Byråds forhandlingsprotokoller for perioden 1.9.1908-1.7.1910, i alt knap 1.500 sager.
·         Fotograf Peter Nissens negativer. Knap 10.000 optagelser fra tidsrummet 1952-1963 er registreret på grundlag af negativprotokollerne i løbet af 2011.
·         Guldager Sogneråds forhandlingsprotokoller. Fra 1948-1952 er der indtastet ca. 2.800 sager.
·         Jerne Sogneråds forhandlingsprotokoller. Indtastet fra 13.1.1941–1.4.1942, 1.000 sager.
·         Sydvestjyske Fiskekuttere. Oplysninger om kuttere fra Esbjerg, Fanø, Ribe og Varde fra Aarbog for den danske Fiskerflaade er indtastet for perioden 1956-1980. I alt ca. 12.000 kuttere.
·         Strandinger. Indtastet oplysninger om 375 redningsaktioner i 2011.
 
I løbet af 2011 er en række databaser blevet offentliggjort på arkivets hjemmeside. Nypubliseret i 2011 er beværterfortegnelsen 1936-1966 (afsluttet med 388 navne), beværterbevillinger 1913-1969 (afsluttet med 263 navne), Vores Kvarter (byggesagsoplysninger – afsluttet), Guldager Sogneråds forhandlingsprotokol (som der fortsat indtastes i), Bryndum Sogneråds forhandlingsprotokol 1943-1969 (komplet). Vester Nebel Sogneråds forhandlingsprotokoller 1943-1969 (komplet), Jerne Sogneråds forhandlingsprotokoller (som der fortsat indtastes i) og Strandinger (der indtastes fortsat). Endvidere er der indtastet 3.000 navne på lærere i Esbjerg-området, og denne database blev også publiceret i 2011. En nypubliceret database var også en oversigt over fraflyttede esbjergensere (2.000 navne indeholder databasen, som der stadig indtastes i).
Andre, tidligere publicerede databaser opdateres løbende. Det gælder trykte skattebøger fra Esbjerg og Jerne kommuner, Esbjerg Byråds forhandlingsprotokoller, fotograf Peter Nissens negativprotokoller, Esbjerg kuttere fra Fiskeriårbogen, ligesom der løbende lægges nye år til borgerdatabasen, hvor der blev publiceret 5.000 navne fra 1924-databasen i 2011.
Databaserne for Bryndum/Vester Nebel Sogneråds forhandlingsprotokoller er færdigindtastede, og det samme gælder Søulykkerne. Flere databaser er undervejs, men mere om det i næste årsberetning.
De frivilliges arbejde består som nævnt ikke kun i indtastning. Der soigneres også arkivalier, der klargøres arkivalier til videre registrering i Arkibas, der identificeres Knud Rasmussen-negativer ved sammenligning med avisen, og så er der i 2011 udsendt 12 nyhedsbreve om nye databaser/opdatering af databaser på arkivets hjemmeside. 
Formidling
Digitaliseringen af arkivets samlinger betyder et faldende besøgstal på læsesalen. På årsbasis skønnes besøgstallet på læsesalen at være ca. 1.000 personer. Til gengæld er antallet af besøgende på hjemmesiden kraftigt voksende. I 2011 var det 49.038 besøgende mod 36.496 i 2010 – med den usikkerhed, statistikmodulet i web-systemet indebærer. Mest populært er menupunktet Esbjergs Historie med 10.005 besøgende, hvoraf 6.106 har besøgt de borgerrelaterede databaser og 3.396 besøgte siderne med Esbjerg Billeder
Digitaliseringen afføder dog ofte også yderligere spørgsmål, så mange henvendelser foregår pr. mail eller telefon. I alt har der været 339 større forespørgsler i 2011 – 208 af disse handlede alene om bopælsattester i forbindelse med pensionssager, og 19 personer havde behov for en genudstedelse af deres eksamensbevis.
Formidling er dog ikke blot enkelthenvendelser med også foredrag, byvandringer m.m. I alt 59 sådanne arrangementer blev det til i 2011 med næsten 1.800 deltagere. Dertil kommer deltagerne i den fuldtegnede kursusrække Kend din kommune samt den lige så fuldtegnede fortællerække Barn af Esbjerg/Mit Esbjerg. Også antallet af deltagere i arkivets kurser har været pænt, så rigtig mange mennesker passerer gennem arkivets lokaler i løbet af et år, selv om det ikke ser sådan ud ifølge gæstebogen på læsesalen. Og så har vi alle de digitale brugere, som vi sjældent kender og sjældnere hører fra. Og dog: Adskillige kunne ikke lade være med at indsende positive kommentarer, da vi præsenterede arkivets første digitale julekalender den 1. december 2011.
Af andre formidlingsaktiviteter var der en kulturhistorisk hverdagstur til Amrum den 1. september og en tilsvarende tur til Sprogø den 6. oktober. Den første foregik i strålende solskin, den anden i overskyet vejr og silende regn. Nedbøren ville ikke slippe Danmark i 2011.
Alt det var dog glemt, da vi nærmede os årsskiftet. Dels var der travlt med at færdiggøre udgivelsen af Aja Høy-Nielsens seneste bog Tuberkulose som folkesygdom (den nåede lige at blive færdig inden jul), dels var der en masse forberedelser til den forestående nytårskur, der fandt sted den 29. december. Igen dukkede flere hundrede gæster op til champagne og kransekage. Desuden fik de en lille orientering om det forgange år, og hvad der ventede. En af nyhederne var en ændret åbningstid på læsesalen, som fremover følger Rådhusets åbningstid torsdag og fredag. Det vil sige lukning kl. 17 om torsdagen og kl. 13.30 fredagen.