2007

2007

2007 vil gå over historien som et epokegørende år i Esbjerg Byhistoriske Arkivs historie. Hovedårsagen var gennemførelsen af strukturreformen pr. 1. januar 2007. Dels betød det en udvidelse af arkivets arbejdsområde, ikke blot med hensyn til geografi, men også med opgaver at passe, dels betød det integration af næsten 2/3 så mange lokalarkiver i Arkivudvalget som i den gamle Esbjerg Kommune, dels betød det tilgang af en filial, idet Ribe Byhistoriske Arkiv overgik fra at være en afdeling af Ribe Bibliotek til at være en afdeling af Esbjerg Byhistoriske Arkiv, dels betød det tilførsel af personale, som arkivet længe har haft behov for.

Med sådanne radikale ændringer fra 2006 til 2007 blev det nødvendigt at omorganisere virksomheden. Grundlæggende skete det ved oprettelse af tre sektioner: En sektion for privatarkiver, en sektion for kommunearkiver og så en publikumssektion. Ved årsskiftet 2006/2007 indtrådte cand.mag. Lars Hyldahl Brockhoff som vikar i den ledige stilling som leder af privatarkivsektionen, og da stillingen senere på året blev besat permanent, fik han stillingen. E-arkivar Nicolai Dupont Heidemann blev leder af kommunearkivsektionen og kunne gå i gang allerede den 2. januar 2007, mens publikumssektionen blev arkivchef Jørgen Dieckmann Rasmussens område, og som sådan kunne den del af virksomheden også rettes til straks efter årsskiftet.
 
Selv om organisationen således lå næsten klar ved årsskiftet, skulle virksomheden dog omstilles og nye folk oplæres i nye og/eller ukendte arbejdsopgaver, men heldigvis var arkivet ikke det eneste sted, hvor folk indtog nye pladser og skulle arbejde med nye opgaver, så det gik. Selv om opgaverne på en del områder var nye og flere, mødte medarbejderne de nye tider med gåpåmod og entusiasme.
 
Privatarkivsektionen har som sin primære opgave at modtage materiale fra borgere, foreninger, forretninger og virksomheder og sørge for at få materialet registreret. Antallet af afleveringer i 2007 nåede op på 152, heriblandt bl.a. arkivet fra Den Lille Børnehave (som blev lukket), Ribe Amts Personaleforening, pressefotograf René Hollmanns negativmapper, materiale fra Fonden Børnenes Vel, materiale fra KC Radio, arkivet fra Esbjerg-kredsen af Kvindernes Internationale Liga For Fred Og Frihed, arkivalier fra Boligforeningen ’32, arkivalier fra G. Ibsen Sørensen, en samling kærestebreve fra tiden omkring 1. Verdenskrig, materiale vedr. skulpturgruppen Mennesker ved Havet, forhandlingsprotokol fra Esbjerg Bogtrykkerforening, fotos af dommere, som havde prydet det tidligere domhus i Frodesgade og meget, meget mere. Som sædvanlig blev året rundet af med en udstilling, som viste eksempler på nogle af de mange gode indleveringer i årets løb. Udstillingen åbnede i forbindelse med arkivets ”nytårskur”, torsdag den 27. december.
 
Ét er imidlertid modtagelsen af afleveringer, noget andet er registreringen af dem, for her venter der mange timers arbejde. På registreringsområdet blev der ydet en stor og god indsats i 2007 med registrering af i alt 217 arkivfonde. Billedsamlingen voksede med 2.846 nye fotografier. Heraf var en stor del husbilleder, som Tonny Sørensen optog til Esbjerg Ugeavis i tidsrummet ca. 1980-1992. Derudover blev en del tidligere registrerede billeder godkendt, så de kunne komme videre i systemet og ikke mindst komme på plads. Det drejede sig fortrinsvis af billeder, taget af pressefotograf Knud Rasmussen for dagbladet Vestkysten. 1.848 billeder blev skannet i løbet af 2007, og sammen med de nye digitale optagelser, som også blev tilgængeliggjort via arkivets hjemmeside, nåede arkivet op på over 20.000 digitale optagelser. Af disse er ca. 7.000 registreret. Det store efterslæb i registreringer skyldes bl.a., at registreringsprogrammet begyndte at performe anderledes i september, så alt registreringsarbejde måtte indstilles, indtil fejlen var fundet – og det viste sig ikke at være nogen let sag.
 
Med hensyn til udklip voksede samlingen med 922 numre. En stor del af tilvæksten vedrører udklip fra gammel samling. Det er ét af målene i privatarkivsektionen løbende at registrere fra gammel samling, så arkivets materiale bliver søgbart via Arkibas. Denne prioritering fik særlig betydning sidst på året, da der for alvor kom gang i arbejdet med at rette henvisninger og placeringer, så Esbjergs data i Arkibas matcher kravene til den Windows-baserede Arkibas4, som Esbjerg Byhistoriske Arkiv snart skifter til.
              
Privatarkivsektionen arbejder imidlertid ikke blot med registreringen af arkivets samlinger, men bidrager også med at formidle dem, bl.a. i forbindelse med udstillinger. Den årlige udstillinger med årets afleveringer er allerede nævnt, men i 2007 kom yderligere en særudstilling i anledning af industrikulturens år. Esbjergs industri set indefra blev titlen på arkivets udstilling om tidligere og nuværende virksomheder i Esbjerg. Som led i forberedelsen af udstillingen blev der bl.a. afholdt en række fortælleformiddage, hvor ansatte eller tidligere ansatte kunne møde op og medvirke med fortællinger om fabrikkerne og livet på dem. Fortælleformiddagene blev optaget på bånd og indgik sammen med indlånte fotos samt fotos fra arkivets samlinger i den efterfølgende udstilling samt det teksthæfte, der blev udgivet i tilknytning til udstillingen. Den åbnede torsdag, den 31. maj og forventes at være på plakaten indtil august måned 2008. Økonomisk støtte fra fagforeninger, fonde og lokale virksomheder gjorde såvel udstillingen som det tilhørende teksthæfte til en stor succes. Mange har benyttet sig af muligheden for at se tilbage på et arbejdsliv, hvor antallet af hænder var flere end antallet af maskiner – og som i tid endda ikke er så langt væk endda.
 
På det kommunale område blev der som allerede nævnt oprettet en §7-sektion med ansvar for kommunens arkiv. Sektionen blev opdelt i to grupper: En e-arkiveringsgruppe og en mellemarkivgruppe. eArkiveringsgruppen bestod af en eArkivar og en e-arkivassistent. Mellemarkivgruppen bestod af en arkivar og tre arkivassistenter fordelt på Esbjerg Kommunes tre rådhuse i henholdsvis Esbjerg, Ribe og Bramming, heraf blev to ansat i midlertidige stillinger på et år.
 
Selv om mellemarkivets medarbejdere først blev ansat den 1. januar 2007, havde de dog allerede fra første dag ansvaret for alle de tre gamle kommuners papirarkivalier. Arbejdet blev tilført en ny dimension derved, at sagsbehandlingen blev gjort digital i den nye Esbjerg Kommune, så arkivets medarbejdere skulle indgå i denne fødekæde. På baggrund af elektroniske bestillinger skulle de fremfinde og indskanne papirsager til kommunens sagsbehandlere. Denne opgave blev meget udfordrende, idet mange sagsbehandlere først skulle vænne sig til den nye procedure, hvor de ikke selv havde direkte adgang til papirarkiverne. Herudover var arkiverne fra de gamle kommuner ikke helt i den stand, man kunne ønske. Samlet set betød det, at de første seks måneder af 2007 blev meget hektiske, men også spændende, hvor ikke en dag var ens.
 
I løbet af 2007 nåede mellemarkivets medarbejdere at ekspedere omkring 4.000 bestillinger på sager fra sagsbehandlere. Udover selve ekspeditionsopgaverne var mellemarkivet desuden beskæftiget med lokalisering og oprydning i arkivalierne i forbindelse med de mange flytninger og omrokeringer på alle tre rådhuse. Herudover nedpakkede mellemarkivet i samarbejde med SKAT ca. 700 hyldemeter skattearkivalier, der skulle flyttes til SKATs nye fjernmagasin i Billund. Af yderligere pakkeopgaver kan nævnes, at mellemarkivets medarbejdere nedpakkede op imod en hyldekilometer socialsager. Ikke overraskende viste det sig allerede i foråret nødvendigt at forlænge de to midlertidige arkivassistentstillinger i henholdsvis Ribe og Bramming med endnu et år til udgangen af 2008.
 
For at forberede mellemarkivet til at kunne operere efter 2008 blev der igangsat et større kassations-, nedpaknings- og flytteprojekt. Formålet var at gøre arkivet under Esbjerg Rådhus til nærarkiv med de arkiver, der oftest ekspederes i. Ribe- og Bramming-afdelingerne skulle fungere som fjernarkiver til sager med lav ekspeditionsfrekvens. Dette arbejde blev intensiveret ved udgangen af 2007, efter der var faldet mere ro over kommunen.
 
Også på eArkivområdet blev 2007 et travlt år. Centralt var det derfor, at Esbjerg Byhistoriske Arkiv fik ansat en eArkivassistent til at assistere eArkivaren. Den altoverskyggende opgave var igangsætningen af arbejdet med at få arkiveret de mange elektroniske kommunale systemer omfattet af bevaring fra de gamle kommuner. Det viste sig dog i flere tilfælde at være vanskeligere end som så, idet en lang række IT-systemleverandører ikke afsatte tilstrækkelige ressourcer til opgaven. Alligevel kunne eArkivgruppen ved udgangen af året notere sig, at 52 arkiveringsversioner var modtaget i løbet af 2007. Den største aflevering var Esbjerg Kommunes ESDH-system eDoc, som fyldte 26 GB. Afleveringen af eDoc blev modtaget i november 2007.
 
For at håndtere de mange arkiveringsversioner udarbejdede eArkivgruppen en procedure for modtagelse, test, opbevaring, konvertering og tilgængeliggørelse af systemerne. eArkivgruppen prioriterede også i 2007 arbejdet med tilgængeliggørelse højt og fortsatte sammen med Aalborg Stadsarkiv udviklingen af programmet SIGA (Søgning, Import og Generering af Arkiveringsversioner). SIGA gør det muligt at søge i arkiveringsversionerne samt producere arkiveringsversioner af mindre systemer. SIGA er det første system af sin art i Danmark. I 2007 gennemførte eArkivgruppen et omfattende testforløb af SIGA, mens systemet sideløbende blev anvendt til at fremsøge sager på baggrund af henvendelser fra forvaltningerne i Esbjerg Kommune.
 
Kommunesammenlægningen satte øget fokus på eArkivområdet og de kompetencer, arkiverne fremover også skal have. I forlængelse heraf indgik Esbjerg Byhistoriske Arkiv en aftale med Kolding Kommune om, at eArkivgruppen leverer eArkivkonsulentydelser til Kolding Stadsarkiv. Der blev også indgået en aftale med Billund Kommune om, at Esbjerg Byhistoriske Arkiv fremover modtager Billund Kommunes eArkivalier. Mod slutningen af året indgik Esbjerg Byhistoriske Arkiv endvidere en aftale med Kolding og Haderslev kommuner om, at arkivet modtager arkiveringsversioner fra KMD klyngevis og efterfølgende opsplitter dem kommunevis.
 
Endelig blev eArkivgruppen hovedadministrator for adgangen til Regionens E-arkivet.dk i Esbjerg Kommune i 2007. Der er tale om en hjemmeside med en mellemarkivfunktion for sager fra de gamle amter. eArkivgruppen stod her for den indledende oplæring af lokaladministratorer og løbende for ajourføring, opdatering og support på e-Arkivet.dk, hvorfra Esbjerg Kommunes medarbejdere først og fremmest skal finde elektroniske sager fra det tidligere Ribe Amt.
 
Arkivet blev også i 2007 endnu mere centralt placeret i ESDH-udbredelsen i Esbjerg Kommune, hvor både Jørgen Dieckmann Rasmussen og Nicolai Dupont Heidemann deltog i forskellige arbejdsgrupper. Herudover underviste Jørgen Dieckmann Rasmussen og Nicolai Dupont Heidemann på over 40 eDoc-kurser i KL-journalplanen for ansatte ved Esbjerg Kommune.
 
Sidst på året fik Esbjerg Byhistoriske Arkiv endelig vished for, at Esbjerg Kommunes hjemmesideløsning kunne løfte de krav, arkivet havde til en ny hjemmesideløsning. I lyset heraf gik arkivet i gang med at udforme den ny hjemmeside, der vil blive lanceret i første halvdel af 2008.
 
Sideløbende med afklaringen af alt det tekniske med hensyn til hjemmesiden blev der arbejdet på at forberede data til publicering. Ikke mindst arkivets frivillige under ledelse af Henning Jessen har ydet en stor indsats på det område. Udadtil er indtastningen af Esbjerg-borgere i borgerdatabasen det mest synlige projekt, for flere gange i årets løb er opdateringer blevet publiceret på hjemmesiden. Skattemandtalslisten 1909 blev gjort færdig, og straks derefter kastede man sig over mandtalslisten 1914. Sideløbende er der blevet tastet trykte skattebøger, Esbjerg Byråds forhandlinger, Bryndum-Vester Nebel Sogneråds forhandlingsprotokoller samt Peter Nissens negativarkiv, men disse indtastninger har det desværre ikke muligt at publicere endnu, da det viste sig meget kompliceret at fastlægge søgefunktioner for databaser på den nye hjemmeside. Yderligere et projekt kom til i efteråret, da arkivet fik en cand.theol. i arbejdsprøvning. Hans opgave blev at skrive Esbjerg Kommunes kirkehistorie i en database, og dette arbejde ligger også klar til publicering. Yderligere venter flere artikler til Esbjerg Leksikon at finde vej til leksikonudgaven på den nye hjemmeside.
 
Ingen tvivl om at Internetpublicering er fremtiden. Det mærker man i det daglige – og også på læsesalen, hvor Statens Arkivers publicering af kirkebøger fra hele landet helt frem til 1925 har påvirket antallet af besøgende på arkivets læsesal i nedadgående retning. Tidligere års investeringer i mikrokort har dog ikke været forgæves. Dels er ikke alle skanninger lige gode, så vi får jævnligt besøgende, der kommer forbi for at tjekke skanningerne. Dels er alle borgere ikke lige gode venner med PCen, og for dem tjener mikrokortene stadig et formål. Dels er en del af de første skanninger ikke af den bedste kvalitet, så mikrokortene kan måske vise, hvad der står uklart på skærmen.
 
Det rige udbud af data på nettet gør, at mange kaster sig ud i at drive slægtsforskning, men at der er let adgang til data på Internettet er ikke ensbetydende med, at det også er nemt at slægtsforske. Derfor er der stadig stor tilslutning til kurser i slægtsforskning, hvor nybegyndere forsøges gelejdet ind på en sikker kurs. Samtidig stiger slægtsforskernes behov for at få at vide, hvordan man kommer videre til andre kilder end blot kirkebøger og folketællinger – skal der kød på skelettet, er de nemlig ikke tilstrækkelige. Derfor er stadig stor tilslutning til turene til Landsarkivet i Viborg, ligesom der også kan konstateres et øget antal indlån af arkivalier fra det statslige arkivvæsen. Denne sidste arbejdsopgave er yderligere vokset i 2007, idet Statens Arkiv besluttede at fratage en del folkebiblioteker indlånsretten til arkivalier og overføre denne til §7-arkiver som Esbjerg Byhistoriske Arkiv og/eller forskningsbiblioteker som biblioteket på SDU-Esbjerg. Af den grund dækker Esbjerg Byhistoriske Arkiv et stort geografisk område indlånsmæssigt, og med et voksende antal ekspeditioner blev det en post, der lod sig læse af arkivets regnskab.
 
Fremgangen for den elektroniske formidling aflæses også af de mange forespørgsler – store og små – som løbende kommer ind i arkivets mailboks. Afsendernes forventninger til arkivets mulighed for at hjælpe er ofte meget store, men med udgangspunkt i en byrådsbeslutning må vi f.eks. ikke lave slægtsforskning for folk, med mindre de betaler for det. På den anden side må det også konstateres, at traditionel formidling stadig har sit publikum. Det ses f.eks. ved det store fremmøde til arkivets fyraftensforedrag og søndagsmatineer, ligesom der måtte meldes udsolgt til arkivets fire billedaftener og Hanna Iversens formiddagsarrangementer i både forår og efterår under overskrifterne På opdagelse i din by Esbjerg og Barn af Esbjerg. Derudover var Esbjerg Byhistoriske Arkiv booket til at holde 43 foredrag i forskellige sammenhænge, og skønsmæssigt har 9.350 personer overværet disse arrangementer. Det forholdsvis høje tal skyldes, at arkivchef Jørgen Dieckmann Rasmussen var taler ved sankthansfesten i Lergravsparken. Endelig skal det også nævnes, at tilslutningen har været stor til arkivets udflugter. Den 25. maj var 50 personer på en yderst vellykket tur til Föhr, som i det solrige forårsvejr fremtrådte enestående smuk. Det blev en fantastisk dag med lederen af den danske skole på øen som guide.
 
Lørdag, den 1. september var 65 personer på ”kunstvandringstur” i Esbjerg centrum med Hans Tyrrestrup som guide. Besøgsmålene var Zions Kirke, Esbjerg Rådhus, Vestjysk Musikkonservatorium og Hotel Britannia, hvor vi trods igangværende ombygning fik hotellets Hans Tyrrestrup-malerier at se samtidig med, vi indtog en let anretning. Den 30. august var deltagerne i Dansk Udenrigspolitiks historie på en tur til Sønderjylland med temaet Tysk i Danmark. På turen besøgtes bl.a. Det Tyske Mindretals hus i Aabenraa, hvor chefredaktør Siegfried Matlok fortalte om Det Tyske Mindretal og deres avis Der Nordschleswiger, og i programmet indgik også et besøg på mindretallets museum i Sønderborg og mindretallets samlingssted Knivsbjerg. Den 20. september gik turen til Sild, hvor deltagerne på en dagstur fik en introduktion til øens historie og natur. Alene hjemturen fra Sild var usædvanlig, for den foregik med biltoget fra Westerland over Hindenburg-dæmningen til Niebüll.
 
Foruden den almindelige drift af Esbjerg Byhistoriske Arkiv skulle det nye arkivsamarbejde under Arkivudvalgets vinger løbes i gang. Den administrative og politiske afklaring af vedtægterne for virksomheden blev en meget kompleks sag, som trak ud, så først den 28. juni 2007 kunne arkiverne i Esbjerg Kommune vælge det nye arkivudvalg. Valgt til bestyrelsen blev Nora Olsen, Gørding, Jytte Knudsen, Hviding, Henning Jørgensen, Vester Nebel, Johannes Holm, Vejrup, og Ole Steinmeier, Jernved. Udvalget gik straks i gang med sit arbejde, som bl.a. kom til at handle om strategi m.m. og ikke mindst arkivernes forskellige økonomiske vilkår. Et udredningsarbejde med konsulent Richard Bøllund i spidsen blev derfor sat i gang med det formål at have en hvidbog klar til præsentation for byråd m.fl. i slutningen af 2007/begyndelsen af 2008.
 
Således nærmede efteråret sig og dermed udgivelsen af Esbjerg Kalender 2008, der blev årets sidste publikation fra Esbjerg Byhistoriske Arkiv. Også på andre måder var 2008 blevet forberedt, for i september og oktober 2007 stod fhv. sygeplejerske Aja Høy-Nielsen for to fortælleformiddage om Spangsberg Sanatorium, som markerer sit 100-år i august 2008. Fortælleformiddagene skulle bl.a. bruges til den bog om tuberkulosesanatoriets historie, som Aja Høy-Nielsen arbejdede på, og som bidrag til den udstilling, Esbjerg Byhistoriske Arkiv planlægger at lave i jubilæumsmåneden.